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就業規則での従業員の採用に関する規定

 安易な採用選考は会社のリスクを高めます。入社した後の労使トラブルを防止するためにも、採用時の提出書類を確認しましょう。

採用選考と入社

「採用選考時の提出書類」と「入社時の選考書類」は区別する

 履歴書や職務経歴書を、採用決定時または入社時の提出書類として記載している就業規則がありますが、実際には採用選考時に提出してもらっている会社が多いのではないでしょうか。

 採用担当者が混乱することのないように採用選考時と採用決定時、または入社時の提出書類は分けて記載することが望ましいと思います。

 また、採用した従業員が入社後すぐに会社を辞めてしまったり、会社が期待したレベルではなかったり、ということはよくあることです。採用選考時において採用選考の基準は何かを認識して、その目的に応じた書類を提出するように規定することが望ましいでしょう。

規定例

(採用選考時の提出書類)

第○条 会社は、入社を希望する者に対し、次の書類(会社が認めるときはその一部を省略することができる。)の提出を求める。

() 履歴書(提出日前3か月以内に撮影した写真を貼付

() 職務経歴書

() 健康診断書(提出日前3か月以内に受診したものに限る。)

() 学業成績証明書及び卒業(見込)証明書(新卒者に限る。)

() 在留カードの写し(在留資格を有する外国人に限る。)

() 各種資格証明書

() その他会社が必要とするもの

採用選考の制限

採用選考を行う場合には、法律において制限が課されています。

 採用選考時において、どのような基準で、どのような人材を採用するかは、会社の方針によって定めます。

 しかし、法令によって制限される事項もありますので注意が必要です。例えば以下のような制限です。

労働基準法による制限

 満15歳に達した日以後の最初の3月31日が終了するまで(中学校を卒業するまで)の児童を雇用することは、原則として禁止されています。

雇用対策法による制限

 求人の募集をする場合には、原則として年齢制限を設けてはいけません

 ただし、仕事内容によって合理的な理由がある場合には、特定の年齢層に限定して求人募集をすることができます。

均等法による制限

 男性と女性で採用を分けてはいけません。「営業職募集(男性に限る)」というような募集広告は認められません。「営業マン募集」といった一方の性のみの表現も禁止です。

 

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入社時の提出書類

書類の提出日を定める

 入社時の提出書類に関しては法令による制限がありません。会社が自由に決めることができます。履歴書に記載されている経歴の確認、入社後の労働保険や社会保険の資格取得手続きのため等の観点から提出書類を決定しましょう。

 また、入社後の手続きを速やかにおこなうためにも、書類には提出期限を設けましょう

 従業員から提出された書類は、個人情報保護法の規制対象となりますので、適切な管理が求められます。

提出をしない従業員への措置

 従業員の中には、書類の提出を拒む者もいます。会社としては、そのような例外を作ってしまうことは避けなければなりません。他の従業員にたいしても悪影響を及ぼします。

 そこで、書類を提出しない従業員に対しては、期限を定めて書類の提出を命じ提出されない場合には、採用を取消す場合があることもあり得る旨を就業規則へ規定することをお勧めします。

規定例

(採用時の提出書類)

第○条 労働者として採用された者は、採用された日から週間以内に次の書類を提出しなければならない。

  1. 履歴書
  2. 住民票記載事項証明書
  3. 自動車運転免許証の写し(ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。)
  4. 資格証明書の写し(ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。)
  5. その他会社が指定するもの

2 前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければならない。

3 第1項の書類を期限までに提出しなかった場合、採用の取消または懲戒処分の対象とすることがある。ただし、やむを得ない事情があると会社が判断した場合には、この限りではない。  

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